8 Kontroller og tiltak
I produksjonsopplegget for lønn og sysselsetting gjennomføres det en rekke kontroller og automatiske tiltak, der formålet er å sikre datakvaliteten for statistikkformål. Vi skiller på tre typer kontroller:
a) Automatiske kontroller og tiltak
b) Rapporter (overvåking)
c) Manuelle kontroller
Det blir i liten grad gjennomført manuelle kontroller.
Det vil også være kontroller hos lønns- og personalsystemleverandørene samt at det ligger en rekke forretningsregler (kontroller) i mottaket hos Skatteetaten.
8.1 Forretningsregler (kontroller) hos Skatteetaten
Om forretningsreglene i Skatteetaten
Etter at a-meldingen er mottatt av Skatteetaten kjøres den en rekke forretningsregler (kontroller) for å avdekke feil/mangler i de innleverte opplysningene. Små og mellomstore opplysningspliktige får tilbakemelding i løpet av kort tid, mens store opplysningspliktige må vente litt lenger. Tilbakemeldingen fra Skatteetaten inneholder:
Sum forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for måneden med betalingsinformasjon (kontonummer og KID).
Alle avvik som er avdekket er dokumentert med
Hvor i meldingen/månedens informasjon avviket er
Hvilken forretningsregel som er brutt
Beskrivelse av avviket
Hvis den opplysningspliktige har sendt inn flere a-meldinger for samme måned, vil de automatiske kontrollene sjekke alle de hittil innrapporterte opplysningene for måneden. Tilbakemeldingen vil inneholde resultatet for alle innsendingene for en måned samlet.
Tilbakemeldingene fra Skatteetaten er kategorisert etter alvorlighetsgrad:
Avvisning: Meldingen inneholder feil som gjør at den avvises
Øyeblikkelig: Meldingen inneholder feil som må rettes innen fristen for denne perioden
Retningslinje: Meldingen inneholder kanskje feil. Den opplysningspliktige må kontrollere innsendt informasjon og rette eventuelle feil/mangler
Avvisning betyr at meldingen anses som ikke levert til Skatteetaten. SSB får en oversikt over hvilke opplysningspliktige dette er.
Avvik av typen «øyeblikkelig» og «retningslinje» innebærer at meldingen blir levert til Skatteetaten. Det betyr at SSB vil få overført meldinger som inneholder denne typen avvik.
Avvik av typen «avvisning» og «øyeblikkelig» kan bli sanksjonert hvis det ikke leveres ny melding og feil/mangler rettes innen fristen.
Forretningsregler og feilmeldinger er dokumentert i veiledningen for a-meldingen (skatteetaten.no).
Bruk av avviksmeldinger fra Skatteetaten
De aller fleste avviksmeldinger skyldes myke kontroller i den forstand at de ikke stopper innsendingen. Dermed vil vi få data som vi vet inneholder feil. Denne type avvik blir sendt til SSB i form av avviksmeldinger.
8.2 Kontroller og automatiske tiltak
I SSB kjøres det en rekke kontroller av dataene for å gi oversikt over mulige feil, mangler og svakheter i dataene. Et viktig formål med kontrollene er å finne ut om det er mulig å etablere automatiske tiltak (se neste kapittel), men kontrollene gir også mulighet for å følge med på kvalitetsutvikling på innrapporterte data.
Kontroller
Kontrollene er etablert på bakgrunn av behov for kvalitetssikring av data, men er også et resultat av erfaringer som er gjort med innrapporterte data.
Typen kontroller kan inndeles i tre hovedtyper
Kontroller som viser mulige feil og mangler med liten eller ingen betydning for lønn og sysselsetting
Kontroller som viser feil og mangler vi ikke har mulighet til å korrigere
Kontroller som bør resultere i automatisk tiltak
Av kontroller som kun har som formål å avdekke mindre alvorlige mangler eller feil og mangler vi ikke har mulighet til å korrigere, kan nevnes:
Opplysningspliktig eller virksomhet mangler opplysninger påkoblet fra Vof
Antall innrapporterte inntektsmottakere avviker mye fra antall ansatte i Vof
Mange eller alle kjennemerker ved arbeidsforholdet er rapportert blank
Høy fastlønn eller timelønnssats
Opptjeningsperiode lønn mangler
Dato eller prosent mangler for permisjoner
Dato, beskrivelse eller beløp mangler for ytelser
Selv om vi ikke kan korrigere disse opplysningene kan vi ved alvorlige feil ta direkte kontakt med opplysningspliktig eller følge opp med de to andre eieretatene av a-ordningen (Skatteetaten og NAV).
Kontroller som har som formål å avdekke feil og mangler som bør korrigeres, er stort sett rettet mot arbeidsforhold. Det er laget mange kontroller som viser feil og mangler ved timeantall fulltidsstilling og avtalt stillingsprosent, kombinert med andre kjennemerker som type arbeidsforhold og arbeidstidsordning, blant annet:
Timeantall fulltid mangler
Timeantall fulltid sannsynlig feilrapportert
Timeantall fulltid avviker fra rapportert arbeidstidsordning
Timeantall fulltid ekstremt høyt eller lavt
Avtalt stillingsprosent mangler
Avtalt stillingsprosent > 120
Automatiske tiltak
Dette kapittelet gir en beskrivelse av hvilke tiltak (kontroller med tilordninger) som er etablert. Tiltak består av kontroll som avdekker feilen og en tilordning som gjør automatisk retting av data.
Automatiske tiltak gjennomføres etter følgende hovedprinsipper:
Det korrigeres for manglende verdier der det er mulig
Det korrigeres for ekstremverdier der det er mulig
Nedenfor gis det noen eksempler på tiltak.
- Korrigeringer ved manglende innrapportering (0 eller blank der det forventes verdi)
Hvis dødsdato er registrert i FREG, settes sluttdato arbeidsforhold lik dødsdato.
Hvis startdato arbeidsforhold er uoppgitt, settes startdato lik start opptjeningsperiode lønn.
Hvis timeantall fulltidsstilling mangler gjennomføres det flere automatiske tiltak basert på variabelen arbeidstidsordning, f.eks. hvis arbeidstidsordning = offshore336 settes timeantall fulltid til 33.6 timer.
Korrigeringer ved ekstremverdier:
Hvis timeantall fulltid tilsvarer vanlig deltidsstilling korrigeres timeantall fulltid basert på arbeidstidsordning.
Hvis høyt timeantall fulltid og dette sammen med innrapportert avtalt stillingsprosent gir 37.5, korrigeres avtalt stillingsprosent til 100 og timeantall fulltid til 37.5.
Andre høye verdier (>45) på timeantall fulltid korrigeres basert på variabelen arbeidstidsordning.
Det er flere automatiske tiltak som beskrives nærmere i dette notatet, bl.a. tiltak på sluttdato arbeidsforhold (kapittel 11), imputering av arbeidsforhold (kapittel 15), vurdering om arbeidsforholdet skal regnes som aktivt eller ikke (kapittel 19) og tiltak for å forbedre opplysninger om avtalt arbeidstid og lønn (kapittel 21).
8.3 Løpende kontroller
Det gjennomføres løpende kontroller med datagrunnlaget og vi tar kontakt med opplysningspliktig ved behov. Det gjelder både overordnede kontroller samt mer detaljerte kommune-, yrkes- og næringskontroller. Manuelle kontroller for lønn er beskrevet kort i kapittel 21.14. I noen svært få tilfeller gjøres det manuelle rettinger.